Pare e pense: quantas tarefas profissionais você tem por dia e por semana? Quem está no papel de liderança, geralmente, sabe que tem muitas e muitas tarefas. A questão é que dar conta de tudo é extremamente difícil, por vezes, até impossível.
Diante disso, a solução é entender como delegar tarefas de forma eficiente. Sim, o líder não só pode como deve contar com seus times para compartilhar responsabilidades.
Delegar, além de tirar um pouco o peso da rotina para os líderes, faz com que os demais colaboradores cresçam muito mais.
Neste conteúdo, você vai entender como delegar tarefas a partir de sete passos. Boa leitura!
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O que é delegar tarefas em uma empresa?
Para muitos empresários e gerentes, delegar tarefas pode parecer mais um item em uma lista de tarefas já lotada.
No entanto, vale destacar que delegar tarefas é um componente crítico da liderança eficaz em qualquer organização.
Em essência, a delegação significa atribuir tarefas aos membros da equipe com base em seus pontos fortes e habilidades, liberando o tempo do líder para se concentrar em tarefas de maior prioridade.
Como delegar tarefas influencia uma companhia?
No começo, delegar tarefas pode ser algo, de fato, desafiador para os líderes. Mas você vai ver como passar demandas para outras pessoas possui várias vantagens.
Os benefícios, aliás, impactam a vida de todos e de tudo, ou seja, das equipes e da expansão dos negócios. Veja quais são esses pontos positivos:
Menos sobrecarga no dia a dia
Quem tem um papel de liderança sabe o quanto o dia a dia é corrido. Afinal, é preciso dar conta de muitas e muitas tarefas, incluindo a gestão de pessoas (o que por si só é um desafio e tanto).
Mas, será que o líder precisa mesmo dar conta de tudo isso? Certamente, na sua empresa ou equipe, existem outros profissionais altamente qualificados e competentes. Então, por que não começar a passar algumas tarefas para eles?
Agora, se você sente que eles ainda não estão 100% aptos para executar determinada atividade, vale o investimento para capacitá-los ainda mais. No fim das contas, saber como delegar tarefas evitará com que você fique sobrecarregado.
Times mais integrados e motivados
Transferir tarefas, como dito, beneficia todo mundo. O time consegue ver que a liderança confia nele, que faz um investimento para todos aprenderem e crescerem mais. Vale frisar que receber novas responsabilidades traz mais desafios e evolução para as pessoas.
Esse é mais um motivo para você começar a repassar tarefas. Mostre mais confiança em sua equipe, promova o aprendizado. Com o tempo, o time se sentirá mais integrado e motivado com o trabalho.
Não é à toa que os líderes ágeis delegam boa parte das decisões para pessoas que têm as melhores informações para tomar a decisão, abrindo espaço para uma liderança mais estratégica e catalisadora.
Aumento da eficiência
Sabe aquele velho ditado: “duas cabeças pensam melhor do que uma”? Pois bem, saber como delegar tarefas evidencia muito esse ditado popular.
Ao invés do líder “tomar” muitas tarefas para si mesmo, ele pode compartilhar as responsabilidades. E quando há mais pessoas envolvidas nos processos, há maiores chances de surgirem ideias inovadoras, melhores jeitos de trabalhar, enfim.
Além disso, o conhecimento é permanente, ou seja, o que é aprendido, hoje, pode virar rotina no trabalho.
Como delegar tarefas de forma prática?
Depois de saber quais são as principais vantagens de delegar tarefas, fica a dúvida: como fazer isso de forma prática? Bem, antes de começar a transferir demandas, é preciso fazer os seguintes passos:
Conheça a sua equipe
O primeiro de tudo é conhecer muito bem a sua equipe, por exemplo: quais são as habilidades de cada profissional? Em quais processos e tarefas eles ainda têm dificuldades? Quais são seus motivadores?
Quem possui mais experiência? Quais profissionais conseguem se comunicar de forma mais clara? Enfim…
Ter toda essa ciência ajuda a lapidar a equipe. Ou seja, você não vai repassar atividades só para quem está mais evoluído e “esquecer” os outros. A intenção é a de capacitar mais todo o time.
Então, conheça os seus liderados, depois, veja o que é necessário para aperfeiçoar o trabalho deles e, então, demande tarefas.
Incentive o diálogo horizontalizado
Por mais democrática que seja a cultura de uma empresa, é comum ainda ter alguns profissionais que não se sentem à vontade para falar e “tomar frente” em algumas situações.
Pensando nisso, mostre a todos os profissionais, que eles têm importância igual dentro da empresa. Todos podem falar, apresentar queixas, dar soluções, enfim… O mais importante é incentivar a participação e, sobretudo, o diálogo horizontalizado.
A comunicação horizontal significa que todos os profissionais, independentemente do cargo, podem e devem conversar entre si. Essa liberdade faz com que as pessoas se sintam mais inseridas no trabalho, além de mais engajadas e produtivas.
Prepare seus líderes para orientar
No caso de quem é empresário ou CEO, vale frisar que é preciso saber preparar toda a liderança da empresa. O pontapé inicial é aprender a delegar tarefas para, na sequência, passar essa lição aos líderes.
Além disso, é necessário que a empresa tenha os valores de cooperação e crescimento mútuo em sua cultura. Em um ambiente com pessoas sem o pensamento de colaboração mútua, fica muito difícil ter uma transferência eficiente de tarefas.
Desenvolva talentos
Você lembra que falamos sobre a importância de conhecer os times? Isso faz com que o líder entenda como lapidar os profissionais para despertar grandes talentos. Agora, o conhecimento sobre as pessoas pode vir de diferentes formas.
A liderança pode observar mais os profissionais no dia a dia. Além disso, claro, é importante saber, dos próprios liderados, quais são seus maiores interesses, no que eles sentem mais dificuldade, como eles se enxergam daqui a alguns meses ou, mesmo, daqui a anos.
Enfim, saber como delegar depende dessa relação próxima e segura entre líder e liderados.
Conte com ferramentas que auxiliem a gestão
Muitas ferramentas de trabalho também funcionam como auxílios para os líderes.
Hoje, graças ao avanço da tecnologia, é possível contar, por exemplo, com softwares para enviar e receber feedbacks, definir e controlar um cronograma de tarefas, fazer a gestão de desempenho das equipes, dentre tantos outros casos.
É muito importante explorar essas tarefas para, de fato, ter o controle de todo o trabalho, incluindo tudo o que é demandado.
Acompanhe e discuta as métricas e resultados
Não basta “somente” saber como delegar tarefas, também é preciso acompanhar o quanto isso está dando certo. E como fazer as observações? O líder deve acompanhar métricas de desempenho e resultados da equipe e dos negócios, no geral.
Tudo o que é observado também precisa ser discutido. Houve grandes resultados? É fundamental entender como foi possível chegar a esse patamar. Ainda há gargalos nas tarefas do time? Também é imprescindível discutir como resolvê-los.
A comunicação clara e constante ajuda a alinhar as expectativas de trabalho entre todos os profissionais. OKR pode ser um grande aliado neste desafio.
Estimule a cultura do feedback
Foram algumas vezes, até aqui, que falamos sobre a importância da comunicação para delegar tarefas.
Nesse sentido, a cultura do feedback entra em destaque. Ou seja, para que os líderes consigam delegar tarefas, a empresa precisa mostrar que feedbacks são sempre bem-vindos.
Aliás, esse retorno pode ser feito em conversas marcadas, como em 1 a 1, mas também no dia a dia.
Também estimule os liderados a passarem feedbacks para a liderança, assim é possível entender se a transferência de tarefas, dentre outros aspectos do trabalho, estão sendo feitos eficientemente.
Como delegar: programa de desenvolvimento empresarial Interia
O quanto você conhece a cultura organizacional da sua empresa? E mais do que isso, o quanto a sua empresa está alinhada a transformações e formas de trabalho ágeis? Delegar tarefas também faz parte de uma forma de trabalho mais inovadora, interativa, adaptativa e sustentável.
Agora, se você percebe que faltam esses pontos para sua empresa, conte com o workshop Agility in Organizations da Interia Consulting!
Conclusão
Saber como delegar tarefas é uma das habilidades que empresários, CEOs e líderes, no geral, devem ter. Isso porque repassar demandas traz muitos benefícios à empresa.
Primeiro de tudo, delegar evita a sobrecarga de trabalho, ao mesmo tempo, dá margem para que a liderança foque em outros pontos importantes. Além disso, delegar ajuda os times a crescerem mais.
Então, por que não começar a transferir tarefas? Conte com a Interia Consulting para tornar o seu trabalho mais ágil, eficiente e sustentável!
